Grundsätze für effektive Meetings

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Einer der größten Zeitfresser in Unternehmen sind Meetings. Oft aufgeblähte Teilnehmerzahlen mit einer Spur von Kaffeekränzchen. Selten ertragreich stattdessen inhaltsleere, nicht enden wollende Monologe, gelebte Egotrips und Präsentationen zum Einschlafen. Mit etwas Glück wissen alle Anwesenden im Groben worum es gehen wird und manchmal geht auch einer aus dem Meeting mit dem Gedanken, dass er jetzt glaubt was zu tun ist. Ok, das ist jetzt etwas überspitzt dargestellt. Doch unbekannt ist dir das doch nicht?

Im Laufe der Zeit haben sich für mich ein paar kleine Grundsätze für eine bessere Meetingkultur herauskristallisiert.

Meine Grundsätze für Meetings

Ist das Meeting tatsächlich notwendig?

Schärfe dein Bewußtsein, darauf, dass ein Mitarbeiter der seine Zeit in Meetings absitzt nicht an anderer Stelle zu Verfügung steht. Ein oft gesehener Vorgang sind regelrechte Meetingmarathons, wobei völlig übersehen wird, dass die eventuell erzeugten Ergebnisse und Aufgaben auch irgendwann einmal abgearbeitet, zumindest erfasst und verteilt werden müssen.

Tatsächlich reicht oft ein Anruf, eine Email bzw der gemeinsame Gang zur Kaffeemaschine um Kleinigkeiten abzuklären.

Planen und Ansetzen eines Meetings

Ernenne einen Meetingleiter! Im Idealfall ist das derjenige der das Meeting einberuft. Dem dedizierten Meetingleiter muss klar sein was er von dem Meeting erwartet.
Zu seinen Aufgaben gehören:

Vor dem Meeting

  1. die Auswahl der notwendigen Teilnehmer nach Fähigkeiten und Fertigkeiten,
  2. Festlegung und Buchung der Räumlichkeiten,
  3. Bereitstellen der Technik inkl. Test (zu Telefonmeetings gehört eine ordentliche Freisprecheinrichtung)
  4. Erstellen der Agenda inklusive Zielrichtung
  5. Versenden der Einladungen mit aussagekräftigem Titel, Agenda, Teilnehmer, Datum, Uhrzeit und Ort

Im Meeting

  1. Führen des Meetings
  2. Kommunikation der Meetingregeln
  3. Einschreiten beim Verlassen der Agenda
  4. Das Meeting kurz halten
  5. Zusammenfassen und Verteilen der Aufgaben

Tipp: vermeide “beisitzende Vorgesetzte”, welche durch bloße Anwesenheit als Motivations- und Kreativitätsbremse fungieren.

Nach dem Meeting

  1. versende die verteilten Aufgaben per Email
  2. Analysiere ob alle Anwesenden auch Teilnehmer waren bzw. ob sie in Folgemeeting eingeladen werden müssen

Tipps zu Meetings

  1. Meetings im Stehen beschleunigen ungemein die Entscheidungsfindung
  2. Handy & Smartwatchverbot
  3. Laptops zulassen wenn sie notwendig sind und zur Entscheidungsfindung beitragen
  4. nutze Timer, das kann eine klassische Tischuhr oder eine Eieruhr sein
  5. Teilnehmer, welche auch in Folgemeetings nichts beigetragen haben, werden nicht mehr eingeladen

Zusammenfassung Meetingkultur in drei kurzen Fragen

  1. Ist das Meeting überhaupt notwendig?
  2. Wer kann etwas beitragen?
  3. Auf wen kann verzichtet werden?

 

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